회사 업무에서 비즈니스 메일은 필수입니다. 회사 자체 이메일 시스템이나 Gmail 등 여러 이메일 서비스를 사용하겠지만 대다수는 업무용 메일로 마이크로소프트의 아웃룩 (Outlook)을 많이 사용하실 거라고 생각됩니다. 저도 회사에서 아웃룩을 사용하고 있고요.
간혹 상대방에 메일을 보냈는데 상대방이 부재중일 경우 자동 회신을 받은 적이 있습니다. 개인 휴가나 공휴일 등 사무실에서 업무를 보지 못하는 상황이 왔을 때 메일 보낸 상대방에게 이러 이러한 이유로 메일을 바로 답장하지 못한다는 내용이 자동으로 들어옵니다. 이런 자동 메일을 받게 되면 상대방이 바로 회신을 할 수 없는 상황임을 알 수 있고 언제 다시 업무에 복귀하는지도 함께 알 수 있게 됩니다. 자주 사용하지는 않지만, 업무를 하는 데 있어서 필요한 기능 중 하나라고 생각합니다.
하지만 아무 때나 이 아웃룩 자동 회신 기능을 사용하지는 않습니다. 보통 개인 휴가나 공휴일 등으로 사무실이 닫는 경우 등 공식적으로 부재중일 때 주로 사용합니다. 요즘 시국에는 코로나 문제로 인해 재택근무나 사무실 문을 닫는 경우가 많아 이러한 상황에서도 쓸 수 있겠습니다.
이번 포스팅에서는 아웃룩에서 자동 회신 설정하는 방법과 상황별 적절하게 사용할 수 있는 자동 회신 영어 예문을 정리해보려고 합니다.
1) Outlook에서 자동 부재중 회신 보내기
우선 가장 간단한 방법은 아웃룩 파일 (File)에 들어가면 자동 회신 (부재중) 옵션이 있는 경우입니다. (Microsoft 365 구독자나 익스체인지 서버 사용 경우 해당됩니다) 이 경우에는 해당 옵션을 클릭 후 자동 회신 시간 설정 및 회신 내용 등을 설정하면 완료됩니다. 이렇게 간단한 방법이 있지만 제 아웃룩에서는 아래와 같은 자동 회신 옵션이 나타나지 않아 별로의 규칙 설정이 필요합니다.
아래와 같이 마이크로소프트 Outlook에서 자동 회신 보내는 방법 매뉴얼을 제공하고 있으니 아래 링크 참고하셔서 설정해주시면 됩니다.
2) 규칙을 사용하여 부재중 메시지 만들기
Outlook 측에서는 만약 저처럼 파일 (File) 탭에 들어갔는데도 자동 회신 옵션이 없다면 해당 전자 메일 계정에서 이 기능을 지원하지 않는 것이라고 합니다. 그러나 다른 방법이 있는데 바로 규칙을 사용하여 부재중 자동 회신을 설정하는 것입니다. (이 방법은 아웃룩을 실행한 경우에만 들어오는 메시지에 회신하는 규칙을 설정하는 것으로 보시면 됩니다) 생각보다 설정 방법이 어려워 Outlook 매뉴얼, 해외 사이트 등 여러 소스를 참고해서 설정해보았습니다. 아웃룩 부재중 자동 회신 설정 방법에 대해 적어보겠습니다.
부재중 자동 회신 시 사용할 메일 서식 만들기
먼저 규칙을 설정하기 전에 자동 회신 메일 서식을 만들어야 합니다.
1. 아웃룩에서 새 메일 (New Email)을 선택하여 부재중 자동 회신 시 사용할 메일 제목과 내용을 작성해줍니다. 아래와 같이 예시로 작성해보았습니다.
상황별 자동 회신 시 사용하는 영어 예문에 대해서는 아래에서 좀 더 얘기해보도록 하겠습니다.
2. 내용을 입력하였으면 파일 (File) - 다른 이름으로 저장 (Save As)을 선택합니다. 서식 파일 이름을 저장하고 파일 형식으로는 Outlook 서식 파일 (Outlook Template)을 선택 저장해주세요. (저장 위치는 본인이 원하는 곳에 저장할 수 있으나 기본 저장 위치는 C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 입니다)
이제 서식을 만들었습니다. 부재중 자동 회신은 이런 식으로 상황에 따라 여러 가지 서식을 저장해서 만들면 되고 만든 서식은 언제든 재사용 가능합니다. 이제 만든 서식을 가지고 규칙을 설정하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
자동 회신 규칙 만들기
1. 파일 (File)을 선택 후 규칙 및 알림 관리 (Manage Rules & Alerts) 옵션을 클릭합니다.
2. 클릭 후 나타나는 창에서 새 규칙 (New Rule)을 선택합니다.
3. 새 규칙을 클릭하면 아래와 같이 Rules Wizard 창이 나타납니다. 이곳에서 새 규칙으로 시작 (Start from a black rule) 아래의 받은 메세지에 규칙 적용 (Apply rule on message I receive)를 클릭 후 다음으로 넘어가시면 됩니다.
다음 창으로 넘어가면 세부 규칙 / 예외 등을 설정할 수 있습니다. 본인 선택사항에 맞게 원하는 항목을 클릭하여 본인만의 자동 회신 규칙을 만들어나가면 됩니다. 몇 가지 규칙들을 살펴보겠습니다.
4. 우선 저는 아래 사진과 같이 1단계: Select condition에서 'where my name is in the To Box' 규칙과 'received in a specific date span' 규칙을 선택하였습니다.
where my name is in the To Box : 내 메일 계정이 To Box 즉 수신자에 들어가 있는 경우에 자동 회신을 하는 것입니다. 내 메일 계정이 참조란에 들어가 있다면 굳이 자동 회신을 하지 않아도 될 것이라 생각해 이 규칙을 선택하였습니다.
received in a specific date span : 자동 회신을 사용할 시간을 선택합니다. 본인의 휴가 일정이나 자동 회신을 보내고 싶은 기간에 맞춰 선택해주시면 됩니다.
5. 다음 2단계로 넘어가서는 아래와 같이 특정 서식 파일을 사용하여 회신 (reply using a specific template)을 선택해줍니다. 여기서 말하는 특정 서식 파일은 앞서 우리가 미리 만들어놓은 자동 회신 규칙 설정 시 사용할 메일 내용입니다. 아래와 같이 특정 서식 파일 링크를 클릭하면 선택 창이 나옵니다. 찾는 위치 (Look in) 상자에서 파일 시스템에 있는 사용자 서식 파일 (User Templates in File System) 을 선택하면 본인이 저장한 아웃룩 서식 파일을 찾을 수 있습니다.
6. 이제 모든 단계가 완료되었습니다. 서식 파일을 열기 및 다음을 선택하면 예외 규칙을 설정할 수 있습니다. 원하시는 분은 선택해주시고 필요 없으시다면 다음으로 넘어가시면 됩니다.
다음으로 넘어가면 만든 규칙에 이름을 지정할 수 있습니다. 이 자동 회신 규칙을 바로 사용하고 싶으시면 마침 (Finish)를 선택해 사용해주시면 됩니다.
상황별 부재중 자동 회신 메일 영어 예문
아웃룩에서 부재중에 자동 회신을 하는 방법을 알아보았습니다. 이번에는 상황별 자동 회신 메일에 어떤 내용을 쓸지 영어 예문들을 정리해보겠습니다. 혹시 비즈니스 영어 메일과 관련된 포스팅에 관심이 있으시면 아래 포스팅도 참고해주세요.
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- 개인 휴가로 부재중 알림을 남길 때
개인 휴가로 사무실에 나오지 않거나 메일 확인이 바로 어려울 때 본인의 휴가임을 알리는 내용입니다. 추가로 언제 업무에 복귀하는지 함께 언급해주면 상대방에게 도움이 될 것입니다. 전 보통 상대방의 업무 복귀 날짜에 맞춰서 체이스 메일을 자주 보내곤합니다..ㅎㅎ
이러한 내용이 담긴 예문을 몇 가지 모아보았습니다. 예문일 뿐이니 참고로만 확인해주세요.
- I will take PTO on 날짜, reusme working on 복귀 날짜. Please understand delay on email and will answer as soon as possible. If any urgency, please contact 업무 대행자 (메일 주소도 함께 적으면 좋습니다)
(PTO는 Paid Time Off로 유급 휴가 정도로 보시면 될 것 같습니다. 개인 휴가를 알릴 때 자주 사용하는 문구입니다)
- I will be OOO from 날짜 to 날짜 and resume duty on 복귀 날짜. If any urgent case during my absence, please contact to 본인 혹은 업무 대행자 연락처
- I will be off from 휴가 날짜 and return 복귀 날짜. You can still reach out to my mobil 010xxxxxxxx
- I am out of the office on Monday. I will respond to all mails upon my return on Tuesday.
(월요일 휴가입니다. 화요일 업무 복귀하면 메일 회신 드리도록 하겠습니다)
- 공휴일이나 특별 일정 등으로 사무실이 문을 닫을 때
공휴일 혹은 예상에 없던 일정 등으로 사무실이 임시로 문을 닫을 때 사용하는 문구입니다. 저도 최근 미국, 중국 등 해외 업체와 연락 시 코로나 이슈로 인해 사무실을 임시로 닫는다는 메일을 종종 받고는 합니다.
또한 공휴일로 사무실에 출근하지 않을 때 전날 미리 자동 회신 규칙을 걸어놓는다면 당일날 메일을 보낸 상대방에게 오늘 휴일이라 업무에 딜레이가 생길 수 있는 점을 알려줄 수 있습니다.
- ABC office will be closed on 날짜 and will be back in office on 복귀 날짜. Please kindly expect our limited email access
(공휴일로 사무실이 닫으면서 메일 회신이 빠르지 못한 점을 미리 얘기하는 예문입니다)
- ABC office will be closed until 1st Dec due to current coronavirus situation. I will be working from home during this time. You can contact me as normal.
(코로나 이슈로 사무실을 12월 1일까지 닫습니다. 재택근무 예정이니 평소대로 메일 주세요)
- Due to COVID-19 issue, ABC office will be closed during 8/5-8/15 for public holiday. I will repond your email shortly when I return on 8/16.
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